O fim do estado de emergência e a correspondente passagem a situação de calamidade é,
sem dúvida, um indicador positivo da evolução da pandemia de COVID-19. Com o anúncio de
medidas progressivamente menos restritivas e de planos para retoma de atividades económicas, torna-se
também evidente que o foco dos decisores políticos e da sociedade está a deslocar-se da crise
sanitária para a crise económica, onde será necessário encontrar soluções
para compensar uma quebra do PIB entre os 4,0% e os 8,0% e taxas de desemprego acima dos 10,0%.

Agora que a curva epidemiológica está estabilizada e controlada dentro de valores que os sistemas de
saúde conseguem dar resposta, é altura de começar a ultrapassar os desafios que a epidemia
criou ao nível do tecido económico, nomeadamente, retomar a atividade normal, recuperar os postos de
trabalho perdidos e mitigar as quebras de receita. Para tal, muitas empresas terão de se reinventar, uma vez
que a COVID-19 criou um mundo novo com novos desafios e correspondentes oportunidades. Será necessário
transformar modelos de negócio, processos de trabalho e, até mesmo, produtos e serviços, para
assegurar a adaptação ao novo contexto. 

Ao nível das organizações e dos processos de trabalho, a pandemia de COVID-19 veio comprovar a
viabilidade de execução de vários processos de trabalho de forma remota, em particular nos
setores mais ligados à economia de informação e conhecimento, no comércio
eletrónico e na prestação de serviços digitais. Por outro lado, obrigou ao redesenho de
processos de produção em várias indústrias, assim como à
redefinição de cadeias de logística e distribuição, derivado da mudança
dos padrões de consumo e da necessidade de assegurar um maior volume de entregas ao consumidor final. 

A melhor forma de promover a adaptação dos negócios a este novo contexto será
através da execução de projetos, pelo que uma gestão de projetos flexível,
eficiente e rigorosa será determinante.

Considerando esta nova realidade, como é que as organizações devem gerir os seus projetos de
transformação? 

A fim de assegurar o sucesso dos seus projetos, as organizações devem definir a sua própria
metodologia de gestão de projeto assente em processos flexíveis e garantir o funcionamento de uma
estrutura de planeamento e controlo que monitorize o progresso dos projetos. 

Metodologia própria

Existem várias metodologias de gestão de projeto, podendo ser agrupadas em dois grandes grupos:
 as metodologias clássicas, entre as quais se destacam as metodologias promovidas pelo
Project
Management Institute (PMI)
e pela International Project Management Association (IPMA); e as metodologias
ágeis, tais como a metodologia Scrum ou Kanban. 

As metodologias clássicas assentam sobretudo num conjunto de técnicas para planear, estimar e
controlar atividades. O objetivo é alcançar o resultado desejado dentro do prazo e orçamento,
de acordo com as especificações definidas. Contudo, este tipo de planeamento tem dificuldade em
adaptar-se a contextos dinâmicos, onde as especificações podem evoluir durante a
execução do próprio projeto. 

Por outro lado, as metodologias ágeis focam-se no desenvolvimento e entrega rápida de
protótipos, permitindo dessa forma obter a validação do cliente e ajustar as
especificações do produto final em função do feedback obtido com base em cada
versão intermédia.

Estas metodologias podem até ser combinadas entre si, usando-se a abordagem clássica para estruturar
os projetos a nível geral, e deixando uma margem ao nível do detalhe específico e da
gestão das tarefas para uma abordagem mais ágil.

Soluções tecnológicas

Independentemente da abordagem metodológica escolhida, a gestão de projetos deve ser apoiada por
soluções tecnológicas que facilitem a execução dos seus processos-chave,
nomeadamente, o planeamento, o controlo e o reporting dos projetos. Este requisito torna-se ainda mais relevante em
contextos onde as equipas de projeto trabalham de forma cada vez mais descentralizada e à distância.

Estas soluções tecnológicas devem permitir ao gestor de projeto promover uma
comunicação aberta e regular entre toda a equipa de projeto, com vista a facilitar a partilha de
informação, a articulação das atividades e a coordenação da própria
equipa. Por exemplo, permitir que vários colaboradores trabalhem em simultâneo num mesmo documento;
criar controlos de versões e registos de alterações; emitir notificações em
determinadas fases dos processos; entre outros. 

A comunicação é, assim, um requisito fundamental para o principal objetivo de qualquer
organização: a criação de um ambiente colaborativo entre todos os elementos das equipas
de projeto, capaz de promover a produtividade. 

Por fim, as soluções tecnológicas para gestão de projeto devem também facilitar
a criação de relatórios que permitam monitorizar o progresso dos projetos e o respetivo
desempenho a nível operacional e financeiro. Por norma, estas soluções permitem fazer a
comparação entre a evolução planeada e a evolução real do projeto,
possibilitando identificar rapidamente as diferenças entre o plano e a execução do projeto.

Gestão da mudança

Os projetos são o instrumento através do qual as organizações evoluem. São
elementos promotores de mudança, uma vez que existe sempre uma realidade pré-projeto e uma realidade
pós-projeto, distinta da primeira. Assim, a gestão de projeto deve também ter em conta a
necessidade de gerir a mudança na organização, assente em estratégias que visem
minimizar o seu impacto nas operações e promovam o envolvimento dos colaboradores na
adoção dos novos processos de trabalho.

A gestão da mudança depende essencialmente de três fatores: 

•    O envolvimento de todos os
stakeholders, desde os
decisores de topo até aos colaboradores de base. Este fator é um requisito fundamental – a
mudança afeta todos, pelo que requer um esforço de todos. Nesse sentido, o processo de mudança
será facilitado se todos tiverem oportunidade de dar um contributo, uma ideia ou uma sugestão para a
definição dos novos processos;

•    A definição de expetativas ajustadas
à realidade
, sendo importante comunicar os objetivos que se pretendem alcançar com a mudança,
as fases de execução do projeto e o que é esperado de cada colaborador no âmbito desse
processo;

•    Capacitação e acompanhamento dos
colaboradores
, de forma a garantir que todos os colaboradores possuem as competências necessárias para
executar os novos processos de trabalho e a oportunidade de os desenvolverem em contexto, com apoio da equipa de
projeto.

Na GET Consulting procuramos aperfeiçoar e otimizar os nossos processos de gestão de projetos com
base nestes princípios, aplicando-os a todos os projetos que temos vindo a desenvolver para os nossos
clientes. Este modus operandi permitiu que não fosse necessário fazer grandes ajustes aos nossos
processos de trabalho para fazer face aos desafios impostos pelas medidas de confinamento. Por isso, e considerando
os resultados obtidos, gostaríamos de partilhá-lo e, dessa forma, contribuir, para uma
transformação positiva de mais organizações e empresas. A pandemia de Covid-19 abriu
portas a um mundo novo com muitas oportunidades por explorar. Contacte-nos. Poderemos, certamente,
explorá-las em conjunto!